La pianificazione operativa dell'evento non è durata molto.
Abbiamo diluito la scelta dei fornitori in circa otto mesi, ma ci sono stati lunghi periodi in cui non abbiamo portato avanti niente per il troppo lavoro (siamo pur sempre fotografi super impegnati!). Ci siamo presi del tempo per selezionare i fornitori giusti. Questo è stato possibile perché abbiamo scelto un giorno feriale di metà ottobre, quindi non abbiamo avuto difficoltà a reperirli.
Il giorno del nostro anniversario era perfetto: si prestava allo stile autunnale, non fa caldo e nemmeno freddo. Ricordiamoci che in Calabria le temperature estive sono alte e che le belle giornate durano fino a Natale. Non volevo vedere i miei invitati patire il caldo, col baffo perennemente imperlato di sudore, abbracci umidi e spesso puzzolenti.
Visto che l'evento non prevedeva nulla di tipicamente estivo come cene all'aperto, mare, ferie, ecc., ottobre era il mese più adatto.
Organizzare un matrimonio in cui quasi ogni fornitore ti dice che "non ha mai visto né preso parte a un matrimonio così" potrebbe scoraggiare. Quindi è stato fondamentale partire con idee chiare e comunicare con precisione quello che volevamo per il nostro giorno. Soprattutto assicurarsi che il fornitore avesse capito, fornendo appunti e immagini di supporto per gli incontri.
Un altro punto vincente è stato mettere in comunicazione i fornitori tra loro per poter meglio organizzare e risolvere eventuali questioni dell'ultimo minuto.
Posti e orari.
Punto cruciale!
Volevamo goderci ogni momento senza perdere tempo in inutili e lunghi spostamenti. Volevamo che gli ospiti fossero sempre vicino casa, liberi di rientrare e raggiungere la festa velocemente.
Volevamo fare le foto di coppia sul lungomare, che sappiamo essere il posto più versatile di tutta la provincia, ma anche consapevoli che il posto è solo uno sfondo, non la parte integrante. Così abbiamo stabilito la scaletta oraria come prima cosa, in base alla disposizione delle location.
NB.: Il posto per le foto va organizzato insieme agli orari della cerimonia, del tramonto, della distanza dalla sala. Se il posto è fondamentale, se ci si tiene molto, vale la pena valutare di scegliere cerimonia o ricevimento in quella zona per essere sicuri di rispettare le tempistiche e riuscire effettivamente a raggiungerlo. Non va tentato di incastrare all'ultimo minuto in maniera impossibile (questo è un messaggio subliminale).
Ci vediamo alla fase 3: Come rispettare tema e stile!
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